Định mức nguyên liệu
Định mức là lượng từng nguyên liệu dùng cho một phần món, lấy từ thẻ công thức chuẩn. Khi cài định mức vào phần mềm bán hàng, mỗi món bán ra sẽ tự động trừ lượng nguyên liệu tương ứng, tạo ra lượng tiêu hao lý thuyết.
Ví dụ, một ly đồ uống có định mức x ml sữa, bán được n ly trong ngày thì lượng sữa tiêu hao lý thuyết là n nhân x.
Tiêu hao thực tế
Lượng tiêu hao thực tế được tính từ kiểm kho:
Tiêu hao thực tế = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Tồn cuối kỳ
Chênh lệch giữa tiêu hao thực tế và lý thuyết cho biết lượng nguyên liệu đã dùng nhưng không tạo ra doanh thu tương ứng.
Nguyên nhân chênh lệch thường gặp
- Định lượng khi làm món không đúng thẻ công thức, thường là dư.
- Hao hụt sơ chế, hư hỏng, làm lại món không được ghi nhận.
- Món bán ra không được nhập vào phần mềm, món tặng, món nhân viên dùng không ghi.
- Định mức cài trong phần mềm sai hoặc chưa cập nhật khi đổi công thức.
- Nhập hàng thiếu so với chứng từ, cân sai khi nhận hàng.
- Thất thoát do gian lận.
Quy trình kiểm kho
- Chọn danh mục: kiểm hằng ngày hoặc hằng tuần cho 10–20 nguyên liệu giá trị cao hoặc dễ thất thoát; kiểm toàn bộ kho hằng tháng.
- Cố định thời điểm: kiểm vào cuối ca hoặc trước giờ mở cửa, khi không có nhập xuất.
- Sắp xếp kho theo thứ tự trên phiếu kiểm để đếm nhanh và không bỏ sót.
- Đơn vị thống nhất: quy đổi hàng đã mở về gam, mililít; hàng nguyên kiện đếm theo đơn vị nhập.
- 2 người kiểm: một người đếm, một người ghi, luân phiên người kiểm giữa các kỳ.
- Đối chiếu ngay: nhập số liệu vào bảng tính hoặc phần mềm, so với tiêu hao lý thuyết.
Xử lý chênh lệch
- Đặt ngưỡng chênh lệch chấp nhận được theo tỷ lệ % cho từng nhóm nguyên liệu.
- Khi vượt ngưỡng, kiểm tra lần lượt: định mức phần mềm, sổ hao hụt, sổ nhận hàng, quan sát định lượng thực tế tại quầy.
- Ghi lại nguyên nhân và biện pháp; theo dõi xem kỳ sau chênh lệch có giảm không.
Kiểm kho đều đặn còn giúp đặt hàng chính xác hơn, giảm tồn kho quá mức và giảm lượng vốn nằm trong kho.
